Aus der Erfahrung von vielen großen und kleinen Projekten, teilweise mit Projektvolumina von über 500 Mio. Euro, wissen wir: Den Projektmanagement-Prozess kann man fast immer noch verbessern. Aber nur selten stehen hierfür genug Ressourcen zur Verfügung. Änderungen müssen schnell und einfach umzusetzen sein. Und noch mehr: die Teammitglieder müssen auch noch motiviert sein, diese anzunehmen und umzusetzen. Aber wir haben noch etwas aus diesen Projekten mitnehmen können: kleine Schritte können hier schon große Effekte haben.
Bei kleinen wie auch großen Projekten ist die Nachverfolgung der einzelnen Aufgaben eine sehr zeit- und arbeitsintensive Aufgabe. Oft werden Rückmeldungen zunächst in Excel-Listen eingetragen oder einfach nur als Email-Rückmeldung an den Projektleiter gesendet, nicht systematisiert und oft auch nicht immer genau den Aufgaben zuordenbar. Der manuelle Aufwand den jeweils aktuellen Status in den Projektplan zu übertragen ist meist immens.
Einfache Rückmeldung für das Teammitglied und den Planer
Ein Weg die Rückmeldung in den Plan einfacher zu machen wäre es, mehreren Leuten im Team Zugriff auf den Plan zu geben. Aber nicht jeder kennt sich mit dem Project-Tool aus, zusätzliche Lizenzen erzeugen Kosten und um dies entsprechend umzusetzen ist normalerweise auch ein Project Server notwendig. Diese Option fällt also meist aufgrund der Kosten und des Aufwandes bei der Einführung und Schulung weg. Auch würde der Prozess hier insgesamt nur wenig effizienter werden, genügt also nicht dem oben genannten Anspruch von stark verbesserten Prozessen.
Ebenfalls möglich ist der Import einer standardisierten Excel-Liste. Ein VBA-Makro leistet hier gute Dienste. Die Excel-Liste wird geöffnet und die Daten in den Projektplan geschrieben. Alles ganz ohne manuellen Aufwand.
Dennoch müssen hierfür
1. die Listen standardisiert und ohne Fehler geführt werden, damit der Import funktioniert und
2. muss der Projektleiter oder Planer je nach Anzahl der Teammitglieder immer noch eine Reihe von Dateien handhaben.
Rückmeldung in den Projektplan ohne manuellen Aufwand - Geht nicht? Geht Doch!
In Verbindung mit Notyfirst® haben wir eine Möglichkeit entwickelt, Rückmeldungen in Projekten schnell und unkompliziert von jedem Mobilgerät aus vorzunehmen. Egal ob der Mitarbeiter in der Produktion oder auf der Baustelle, in einem Meeting oder am Schreibtisch für das Projekt tätig ist. Mit einem Mobilgerät und Notyfirst® kann jederzeit eine Rückmeldung in den Projektplan gegeben werden.
Welche Daten Sie hierbei zurückgemeldet haben wollen können Sie frei definieren. Mittels Notyfirst® werden die Rückmeldungen erfasst und auf dem Server gespeichert. Durch einen Import können Sie diese Daten dann automatisch so oft Sie möchten in ihren Projektplan zurückschreiben. Dieser ist also stets aktuell und gleichzeitig entfallen Tätigkeiten wie die manuelle Übertragung von Rückmeldungen aus Listen oder Emails in Ihren Plan vollständig. Alle über die App gesendeten Informationen werden im Plan gespeichert:
- Fertigstellungsgrad
- Neue Start und
- Endtermine
- Kommentare
- Flags
- ... (jedes Feld in Project kann hier genutzt werden)
Rückmeldung in MS Project - ohne zusätzliche Lizenzen
Alles was Sie tun müssen ist den jeweiligen Anwendungsfall einzurichten und anschließend zu definieren, welche Daten abgefragt werden sollen. Mittels unserer Notyfirst Data Software und eines Importers (z.B. VBA Makro) den Sie ebenfalls von uns erhalten, werden die Daten dann automatisch in Ihr MS Project File geschrieben. Ohne zusätzliche Lizenzen für Project oder Project Server und ohne manuellen Aufwand. In Zukunft ist ihr Plan immer aktuell. Bei der Definition der Felder für die Rückmeldung und der Anpassung des Importers unterstützen wir Sie natürlich intensiv und individuell.
Melden Sie sich gleich heute und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Projektarbeit im Team zeitsparend, einfach und schnell realisieren.
Was können wir für Sie tun?