Das erste Mal im Archiv eines unserer Kunden war überwältigend: Ein Pharmahersteller mit über 100.000 Dokumenten im Archiv. In Worten: Einhunderttausend! Und jedes der Dokumente musste im Falle eines Audits schnell verfügbar sein.
Viele Dokumente - wenig Überblick
Kein Einzelfall, aber dennoch in dieser Größenordnung etwas Besonderes. Regelmäßig gehe ich, rein aus Interesse, bei Kunden in die Archive und informiere mich, wie der Prozess zum Ablegen, Ausleihen und Zurückbringen der Dokumente aussieht. Von kleinen Aktenschränken über mehrere große Räume bis hin zu Regalen auf jedem freien Fleck im Werk (inkl. Flure und Trailer) habe ich schon viele Lösungen gesehen, um Archive anzulegen. Die große Herausforderung dabei: das Archiv so zu organisieren, dass das Mitnehmen und Zurückbringen von Dokumenten in einer Weise passiert, die sicher stellt, dass stets alle Dokumente jederzeit schnell gefunden werden, wenn man sie denn, z.b. für ein unangekündigtes Audit, benötigt.
Mit steigender Größe des Archivs und zunehmender Anzahl der Mitarbeiter wird diese Herausforderung natürlich nicht nur linear größer. Oft wird zur Lösung dieses Dilemmas ein Logbuch ausgelegt, bei dem man Entnahmedatum und Person eintragen muss, sobald man ein Dokument mitnimmt. Hier etwas zu suchen ist natürlich kein Vergnügen, es funktioniert aber bis zu einem bestimmten Punkt ganz gut. Jedoch immer nur unter der Bedingung, das alle sich an die Vorgaben halten, brav alle Vorgänge eintragen und auch bei der Rückgabe alles sauber austragen. Aber wie realistisch ist das? Findet man ein Dokument nicht, so beginnt die mühevolle Fahndung durch die Liste und endet nicht selten ergebnislos - Wer hatte es als letztes und wohin hat er es gestellt? Ist ein Dokument dann einmal irrtümlich falsch abgelegt, z.B. wegen eines Zahlendrehers bei der Regalnummer, so kann die Suche nach dem Dokument an die Grenzen der Möglichkeiten führen.
Und wenn doch einmal etwas nicht gefunden wird? - Kosten und Lösungen
Tatsächlich war ich einmal bei einem Kunden Teil einer Gruppe die mit acht Personen fast zwei ganze Tage ein unterschriebenes Abnahmeprotokoll gesucht hat, das die FDA zu Auditzwecken sehen wollte. Wie viele Dokumente ich dabei angefasst habe weiß ich nicht mehr. Wohl aber habe ich die Stimmung der Leute am ersten Abend nach erfolgloser Suche noch vor Augen. Grob überschlagen hat diese Suchaktion (gehen wir mal von 60€/Stunde/Person im Schnitt aus), zwei Tage mal acht Stunden mal acht Personen (2 x 8 x 8 x 60€) dann rund 7.700€ gekostet. Und das für nur ein einziges Dokument! Auch wenn nicht immer mit so einer großen Gruppe über so viele Stunden gesucht wird, so kostet jedes verlegte oder nicht auffindbare Dokument doch schnell einen dreistelligen Betrag.
Neuer Prozess - Aber bitte einfach und akzeptiert
Die Idee hier mit etwas Abhilfe zu schaffen, das effizienter ist als die klassische Liste, war schnell geboren. Ein neuer Prozess musste her, effizient und kostensparend und auf jeden Fall moderner als Zettel und Stift. Nach einem Brainstorming war klar, wie die Anforderungen aussehen:
- Die Positionsdaten der Dokumente sollten digital erfasst werden,
- Die Positionsdaten sollten jederzeit (mobil) abrufbar sein, auch wenn man nicht gerade im Archiv steht,
- Die Erfassung der Daten sollte Regalbrett-genau bzw. Schubladen-genau erfolgen,
- Die Datenerfassung sollte möglichst einfach und schnell sein (also die Motivation Daten zu erfassen unterstützen, um somit eine komplettere Dokumentation zu erreichen)
- Eine Historie sollte abrufbar sein (Wo war das Dokument vorher? Wer hatte es ausgeliehen?),
- Die Erfassung sollte mobil geschehen, also nicht an einem PC oder Arbeitsplatz,
- Die Ablage der Dokumente sollte analog zur chaotischen Lagerhaltung möglich sein
Mit dieser Übersicht war dann auch der Prozess, wie Dokumente eingelagert, ausgeliehen und zurückgegeben werden, schnell klar. Den Rest der Lösung haben wir recht schnell entwickelt und auch umgehend einführen können.
Mit Hilfe unserer App Notyfirst haben wir Folgendes umgesetzt:
- 2 Felder - Anwendungsfall
- QR-Code scannen (Regalbrett / Schublade)
- QR-Code scannen (Dokument)
- Alle neuen Dokumente bekommen beim Beschriften einen Aufkleber mit Klartext und QR-Code (das kann Word mittlerweile automatisch)
- Alte Dokumente wurden nach und nach mit QR-Codes versehen
- Die Regalbretter / Schubladen wurden mit QR-Codes versehen
Die Positionsdaten können sowohl in einer Excel-Liste abgelegt, wie auch über eine Abfrage im Browser gesucht werden (natürlich auch mobil auf jedem Handy und Tablet).
Ergebnisse
Noch sind nicht alle der über 100.000 Dokumente mit QR-Codes versehen. Für jedes Dokument, das neu ins Archiv wandert, weiß das System aber schon jetzt jederzeit wo es sich befindet, egal ob es an der alten oder einer neuen Position eingelagert wurde. Auch wenn das Dokument auf einem Schreibtisch liegt, weiß das System jederzeit, wessen Schreibtisch es ist. Denn auch die Übergabe von Person A an Person B kann erfasst werden.
Und, sind Sie bereit Ihr Archiv auf Vordermann zu bringen? Dann freuen wir uns, wenn sie hier mit uns Kontakt aufnehmen.